Office 365 til din virksomhed
Office 365 til din virksomhed
Office 365 er primært kendt for de klassiske office-pakke apps såsom Word, Excel og PowerPoint, men i virkeligheden indeholder Office 365 mange flere muligheder og værdifulde værktøjer end bare det.
Lokale cloud-løsninger
Værktøjer som Word, Excel, PowerPoint og Outlook er blevet dagligdag for langt de fleste mennesker, og var man ikke bekendt med Microsoft Teams, så blev de fleste det I marts 2020. Men udover disse apps, så ligger Office 365 inde med en værktøjskasse, der indeholder en række andre tjenester og apps, der kan være værdifulde for din virksomhed.
Fordelene ved Microsoft Office 365 er, at det kan tilgås fra alle steder og alle enheder, hvilket giver dig mulighed for at tage arbejdet med rundt efter behov, arbejde hjemmefra eller remote uden at være tvunget til at bære den samme computer med overalt. Derudover opdateres dine Office-elementer sig altid automatisk også selvom du arbejder offline. På den måde er du altid sikker på at have den nyeste opdatering med al den sikkerhed det giver.
Office 365 apps bør du kende
Der er som tidligere nævnt mange gode værktøjer og apps i Office 365-værktøjskassen, og vi vil i det følgende fremhæve nogle af de mindre kendte værktøjer, som potentielt vil kunne spare dig og dine medarbejdere for rigtig meget tid og besvær.
SharePoint fungerer som et mobilt og ”intelligent” intranet, der har brugertilpassede nyheder på startsiden og nem deling af filer. Man kan bruge SharePoint på tværs af projektteams og afdelinger, og det kan både benyttes af ledelsen (eller andre) til at give en besked generelt til hele organisationen og til de mindre koordineringsopgaver i eksempelvis styregrupper eller teams. Derudover giver SharePoint også mulighed for at samarbejde med personer eller teams udenfor din organisation.
Man kan også integrere andre Microsoft løsninger med SharePoint, således at søger man fx i SharePoint, så dukker relevante resultater fra en anden Office 365-app, Yammer (se beskrivelse længere nede) også op. Ligeså kan man effektivisere diverse processer som udmeldinger og godkendelsesprocesser, samt mere komplekse og længerevarende forretningsprocesser, gennem brugen af eksempelvis SharePoint lister og Microsoft Power Automate. Integration med andre Office 365-løsninger gør også deling og koordinering mindre komplekst, fordi det kan ske på én platform.
Som navnet indikerer er OneDrive et lager til dine filer og fotos, der ligger online i ”skyen”, hvorfra du – ligesom de andre Office 365-apps – kan få adgang til når som helst og hvor som helst. Med linkdeling af dine filer på OneDrive kan du dele større filer med kolleger, der ellers overskrider størrelsesgrænsen i mails. Links til filerne kan både deles per mail og sms, så der er stor fleksibilitet og tilpasningsmulighed i forhold til hvilke enheder du og dine medarbejdere arbejder fra. Du kan også bruge OneDrive som lagringsplads, så du ikke optager plads på din computer, men i stedet arbejder i skyen. Dette kan også integreres med dine andre Office 365-apps, så de alle ligger i skyen.
Derudover er der nogle særlige features i OneDrive som eksempelvis scanning af dokumenter med din mobiltelefon, ”Personlig Boks” hvor du kan gemme filer med følsomme data, og så kan du også koble den op på andre Office 365-apps og gemme eksempelvis excel-filer direkte i OneDrive. Løsningen har desuden ret høj sikkerhed, så du kan roligt overlade essentielle forretningsdokumenter til lagring hos OneDrive.
Yammer er Office 365’s bud på et socialt medie for arbejdspladsen, hvor man kan skabe engagement på anden vis, end fx et intranet byder op til. Som så mange andre sociale medie-platforme bygger Yammer på Facebook-skabelonen, hvor du kan ’like’, tagge, dele og gemme indhold samtidig med at det også kommer med en live-chat og en streaming funktion, så man kan deltage i workshops, offentlige møder og fyraftensmøder m.m. Microsoft udtaler selv, at det er skabt med et fokus på at skabe et generelt overblik over hvad der sker rundt omkring i organisationen, men også for at skabe et uformelt rum for ansatte. Hvordan Yammer kan skabe nytte i din organisation, er jo altid op til dig, da du kender den bedst, men Yammer er uden tvivl et godt værktøj til at hjælpe nedbrydningen af siloer hos især større organisationer. Det er heldigvis også meget arbejdsrelevant, da det – ligesom de andre eksempler – let integreres med organisationens andre Office 365-værktøjer.
Bruger I analyseværktøjer i jeres arbejde eller visualisering af data til rapporter, kan Power BI hjælpe med at fremlægge og læse jeres data på nye måder. Power BI er et visuelt analyseværktøj, med dashboards du selv kan sætte op, som du vil have dem. Analyser og rapporter kan deles med andre og du kan også lave interaktive datavisualiseringer. Noget af det, der gør Power BI særligt smart er muligheden for at blande data fra forskellige kilder og dét at du kan oprette forbindelse til mange forskellige datakilder, der både er cloud-baseret, andre Office 365-værktøjer eller lokale kilder. Rapporter kan både deles intern i din organisation gennem Office 365 eller lægges på nettet.
Teams eksistens blev meget hurtigt alment kendt i løbet af år 2020, som blev året for hjemmearbejde og nok det mest velkendte Office 365-værktøj på vores liste. Vi vil dog alligevel kort nævne det her, da det er værd at sætte sig ind i Teams’ funktioner: lige fra chat og opkald til fildeling og live samarbejde i dokumenter. Videomøder gør kommunikationen mere effektiv og nærværende og giver mulighed for skærmdeling, så misforståelser kan udvaskes, detaljer opdages og eventuelle projektledere kan få en fornemmelse af stemning og gejst. Derudover kan opkaldsfunktionen minimere afstanden mellem kolleger og samarbejdspartnere, når ikke man har mulighed for at sidde på samme kontor.
Office 365 hele vejen rundt
Disse værktøjer er kun et lille udpluk af nogle af de mange apps og løsninger, som Office 365 tilbyder som en del af forskellige pakker. Sikkerheden i Microsofts Office 365 løsninger er høj og integrationsmulighederne er, som du kunne læse dig til ovenfor, mange – både i og udenfor den enkelte app.
Vil du høre mere om vores erfaringer med Office 365 og vores services med eksempelvis backup af dine data i løsninger? Kontakt os eller download vores 6 trin til backup gennem vores pop-up.
